Analise e ajuste de Custos
Chegou o momento em que se você não saberia responder aquela pergunta que todo empresário precisa ter a resposta na ponta da língua, deverá obrigatoriamente responder a outra.
Quanto tempo a empresa é capaz de sobreviver na crise atual?
Com o conhecimento e informações adquiridas para chegar a conclusão, você terá meios de buscar alternativas para alongar esse tempo. Nós lhe mostraremos a seguir, algumas orientações nesse sentido.
Estude sua forma de trabalho, eu sei que você já conhece, mas olhe agora de forma mais criteriosa, principalmente se possui um negócio antigo e tradicional. E entenda quais atitudes podem ser adotadas para reduzir ou eliminar os efeitos da crise.
Você sabe o custo mensal do seu negócio?
A primeira informação que você precisa ter é o custo mensal que é composto pela soma dos custos fixos e variáveis.
Para alcançar um valor próximo da realidade é necessário levar em conta a média de custos dos últimos 3 meses e não considere os valores de compras de mercadoria ou insumos. Assim, evitará surpresas.
Expectativa de sobrevivência
Identifique o valor total que a empresa disponibiliza no caixa e divida pelo custo mensal. Você terá uma expectativa do sobrevivência da sua empresa.
Se seu custo mensal é de 10 mil e existem 20 em caixa, você poderia sobreviver a dois meses sem vender nada, mas sabermos que a realidade da grande maioria das empresas brasileiras não é essa.
Como possuímos uma expectativa de duração da crise entre três e 4 meses, sua empresa quebraria antes. Por isso, é imprescindível aprender, planejar e por em ação estratégias para mudar esta expectativa.
Só como curiosidade, a pergunta que comentamos anteriormente ser obrigatória a todo empresário saber responder é:
Por quanto tempo você teria dinheiro para pagar seus custos se parasse de vender hoje?
Pergunta clássica e obrigatória nos meios administrativos, que parece profética nos dias de hoje.
Analise os custos
É fundamental a todo comerciante ou empresário, conhecer profundamente os custos da sua empresa e ser capaz de avaliar quais são os imprescindíveis para manter o negócio operando. Em um contexto de de crise e queda do faturamento como estamos vivenciando, será necessário priorizar os que são realmente fundamentais e cortar ou reduzir os demais.
Isto quer dizer não só identificar, mas priorizar os principais custos, ajustando os pontos certos, nos quais residem os maiores resultados.
Os administradores sempre sofreram com piadas sobre serem economizadores de palitos, e sempre sorriram sarcasticamente, sabendo que seus críticos nunca entenderam que economizar palitos, não é uma estratégia de ataque pontual e sim a criação de hábito.
Neste momento de mudança drástica na forma de viver de toda a humanidade, a sua análise de custos precisa ter o mesmo nível drástico e habitual.
Crie estratégias para redução ou eliminação de custos
Para desenvolver a análise e criar uma estratégia de redução drástica de custos, você pode fazer o seguinte:
- Crie um relatório, ou liste se não possuir um sistema de gestão, todos os custos fixos e variáveis. Não deixe de incluir além do óbvio, empréstimos, parcelamentos, negociações, boletos atrasados, mensalidades e etc;
- Tenha certeza que não está misturando custos pessoais com os da empresa;
- Veja no relatório ou calcule, a média de cada um deles nos últimos 3 meses;
- Se o relatório for do tipo Curva A, B, C, já lhe fornecerá as maiores médias nas primeiras posições;
- Reduzir o máximo possível dos três maiores custos. Se não for possível reduzir, busque renegociar ou adiar;
- Passe a analisar e buscar a redução de mais sete a dez itens, sempre na ordem do maior para o menor;
- Dos itens restantes, que provavelmente são satélites ou acessórios, verifique se algum ainda é essencial a operação do negocio, trate-os em separado e analise a possibilidade de suspensão ou até extinção dos demais. Vamos esclarecer um pouco mais esse ponto mais a frente.
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Isto funcionará para maioria das empresas, mas essa lista pode ser apavorante, princialmente para quem não tinha ideia que estava em uma situação de endividamento. Entretanto o choque será fundamental para clareza do planejamento.
Precisamos levar em conta que nossas ações serão em ondas, concluída essa análise de custo, realizado o planejamento e posto o plano de ação em execução. É necessário voltar ao início e analisar novamente, consecutivamente até que o cenário esteja sob controle.
Elimine os custos satélites ou acessórios
Uma vez que desenvolvemos o levantamento e possuímos todos os custos mapeados, identificamos o que é essencial ao funcionamento da empresa, ou seja, tudo que está relacionado com o que sua empresa faz ou comercializa de melhor, teremos a lista do que pode ser possivelmente suspenso ou descartado. São aqueles custos ligados a produtos e serviços que sua empresa executa ou vende, mas que não são os campeões de vendas.
Vamos ver isso por outro angulo?
Um restaurante com um cardápio de 70 itens, por exemplo, pode identificar e manter apenas 30 itens que vendam bem e que usem praticamente os mesmos insumos. A custo de compras irá reduzir drasticamente, não só pela redução de itens no cardápio, mas pela utilização dos mesmos insumos que facilitará e reduzira os custos de compras, diminuindo ainda o tempo de estoque, que em si só é outra redução de custo. Chamamos esses custos também de dispensáveis de satélites ou acessórios.
São custos que se você pensar só no passado, ou seja, no que já foi pago ou nas contas que tem para pagar, não conseguirá identificar.
Entenda que para chegar nessa ação, o pensamento não foi que o cardápio era muito grande e sim que o custo de compras de insumos era alto. Alguém vai entretanto dizer: “Se eu não comprar os insumos não poderei fabricar para vender!”. Caso este comerciante faça a conta, ele pode chegar a conclusão que os 40 itens que retiramos do cardápio juntos, vendem menos que os 10 primeiros dos 30 que ficaram.
Eliminar os custos acessórios trará mais clareza e maturidade para as ações de controle de custos nas ondas consecutivas de análise.
Outras ações para corte de custos.
Neste momento crucial, Desligue equipamentos eletrônicos que estão ociosos ou não são imprescindíveis a operação; controle o consumo de água e energia; renegocie prazos de pagamento faça cotação de mercadoria e insumos em fornecedores diferentes dos habituais; digitalize documentos ao invés de imprimir; evite utensílios descartáveis, não permitindo entretanto o compartilhamento; de preferência para a luz natural, economizando assim a energia elétrica.
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Até a próxima e sucesso.
