É possível o lojista perder dinheiro SEM SABER? Sim é possível e acontece regularmente.
É possível recuperar boa parte desse dinheiro? Sim é possível e explicaremos abaixo o porque e o como.
Um lojista pode ter perdas em vários momentos da operação, algumas conhecidas como furtos e quebras e para as quais ele está acostumado a se prevenir. Outras nem tanto, mas mapeadas por orientações e de fácil entendimento.
Agora, existe uma forma de perda invisível ao lojista incauto e que pode consumir boa parte de seu lucro e em alguns casos levando até ao prejuízo. É o cadastro incorreto dos produtos.
O cadastro de produtos é a base de todo o sistema de vendas e gestão, permitindo a venda e o controle de estoque.
Porque o lojista perde?
Com o advento da NF-e e da NFC-e, o cálculo do imposto devido passou a ser automático com base nas emissões do contribuinte, e o número de empresas que possui débitos com o fisco passou a aumentar, por erros de pagamento abaixo do imposto devido, ou informações incorretas no cadastro de produtos, consequentemente, gerando impostos a maior que o devido, trazendo assim prejuízo ao lojista. E é nessa hora que o lojista perde dinheiro sem ver.
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As regras e alíquotas de impostos são vastas e distintas entre os estados brasileiros. Além da possibilidade de cadastrar um produto de forma errônea, regularmente há uma alteração em alguma destas regras, como a recente suspensão de ST em alguns produtos em estados específicos, bem como sua extinção prevista para 2022.
É importante conhecer e verificar as nuances das regras do seu estado e validar as regras para produtos do seu cadastro.
Possuir um cadastro de produtos com regras e alíquotas erradas, pode lhe trazer problemas imediatos ou futuros:
- Pagar imposto além do necessário, com resultado imediato. O Lojista perde no pagamento dos tributos mensais;
- Crescimento constante do valor de imposto devido, com resultado imediato. O Lojista perde no pagamento dos tributos mensais;
- Deixar de pagar imposto devido, com resultado futuro. O Lojista perde em uma autuação.
Quer saber como deixar de perder dinheiro com isso? Continue lendo este artigo.
Qual o caminho para saber a correta tributação
O responsável pela primeira classificação fiscal de um produto é a indústria, pois é o fabricante que irá realizar o cadastro inicial do item. Considera-se a indústria a cadeia mais apta a realizar essa classificação, atribuindo o código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) mais adequado ao produto. É o fabricante que possui o conhecimento sobre a composição da mercadoria, podendo realizar a classificação junto à Receita Federal. A partir daí, o cadastro rigoroso é fundamental para o sucesso de pequenas empresas revendedoras. Mas normalmente isso não é levado em conta, simplesmente por desconhecimento dos princípios básicos de uma boa administração.
Por outro lado, para cadastrar manualmente um produto hoje, é necessário ter um modelo, ou conhecimentos detalhados em tributação e a maioria dos lojistas não possui. O Lojista quer que a empresa de sistemas ou seu contador lhe deem essa informação, quando na realidade ele é o detentor da informação que consta detalhadamente nas notas de compra.
O Lojista perde por descaso?
O desleixo nessa área é um erro crucial que pode comprometer a estrutura do negócio. Afinal, o cadastro (leia-se estoque) é um dos pilares que garante a eficiência empresarial.
Todos os produtos possuem uma classificação fiscal, essa classificação é que identifica a tributação de determinado produto, é ela que indica as alíquotas do ICMS, PIS, COFINS e do IPI, se ele está sujeito a substituição tributária, se é isento etc.
É necessário informar qual a destinação dos produtos e sua utilização, que de forma generalizada podem ser categorizados como, mercadoria para revenda, produto acabado, matéria prima ou item para consumo. É nesse ponto que se iniciam os erros.
Justamente para que a empresa não venha perder recursos financeiros pagando impostos indevidos, ou estar criando para si uma dívida fiscal, que possa se tornar uma autuação futura do Fisco, quem já tem um estoque deve começar pela revisão de cadastro de produtos.
Alguns dos itens para a revisão e classificação do cadastro de produtos necessários são: NCM; CFOP; CSOSN; CST; alíquotas dos tributos e CEST.
COMO POSSUIR UM CADASTRO EFICIENTE?
Primeiramente, por cadastro entendemos a concentração das informações relativas aos produtos do estoque permitindo que o faturamento seja realizado e o estoque seja baixado no ato da venda. É onde todos os colaboradores e aplicativos, cada qual em sua necessidade, irão buscar informações a respeito dos produtos.
Já por estoque entende-se a realização da estocagem, monitoramento e a análise dos materiais de uma empresa de modo a garantir um bom funcionamento de todas as operações.
Pensando que 1 real economizado é igual a 1 real ganho, o correto cadastro de produtos pode aumentar significativamente a lucratividade de uma empresa.
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Exemplos de cadastros de produtos que podem levar a perdas.
Tributação monofásica do PIS e COFINs
O sistema de tributação monofásica é uma abordagem específica para o PIS e à COFINS calculados sobre a receita bruta. Para o lojista que está habituado com a ST ou substituição tributária do ICMS, o Monofásico é uma tributação semelhante para o PIS e a COFINS, é atribuído a um contribuinte de toda cadeia de fornecimento de um produto, a responsabilidade pelo tributo devido, na maior parte das vezes a indústria ou o importador inicial.
O sistema de incidência monofásica realiza a aplicação das alíquotas destas contribuições para a indústria ou importador, consequentemente desonerando os revendedores varejistas e atacadistas que terão seus produtos cadastrados com a alíquota reduzida a zero.
Não se deve confundir, a alíquota zero em função da tributação monofásica, com a alíquota zero tradicional a qual os optantes do Simples não tem direito, por ser na realidade um benefício fiscal.
Recebendo o que foi pago indevidamente
Entretanto, sua loja pode possuir produtos de tributação concentrada de PIS e COFINS, tendo que ser estes, identificados para pagamento do SIMPLES mensalmente. Um grande número de empresas que possuem um mix de produtos bem variado entre produtos monofásicos e concentrados, tem pago imposto a maior e tem direito a restituição desse valores, considerando os últimos cinco anos. Fale com seu contador e peça para ele verificar, você pode ter uma grata surpresa.
Como exemplo, vamos fazer um cálculo estimado de valor a receber de imposto indevido de PIS e COFINS, para um pequeno mercado que fature em média 8 mil reais por dia. Considerando um bom mix de produtos entre monofásicos e concentrados, esse comerciante poderia ter para receber, cerca de 22.500 mil reais. Bom não é? É claro que esse cálculo é estimado e o valor real depende exclusivamente da composição do seu mix de produtos.
Por outro lado, se essa surpresa se confirmar e você tiver muito dinheiro a receber, quer dizer que seu cadastro de produtos está errado e você continua pagando cerca de 4,5 mil reais de imposto indevido mensalmente. É necessário corrigir o cadastro para parar de pagar esse excedente.
Assim, é importante a correta utilização do Código de Situação Tributária – CST – adequado de PIS e COFINS, de acordo com a legislação específica. Não entre nessa seara de tentar entender essa legislação, isso é coisa para seu contador. Os CSTs mais comuns para produtos monofásicos no varejo são: 04 – Operação tributável monofásica – revenda a alíquota zero e 06 – Operação tributável a alíquota zero – bebidas frias.
Faça a revisão periódica do cadastro de produtos
Com a revisão de cadastro você consegue saber onde estão os erros que drenam seu lucro, como duplicidade de item no cadastro, vigência expirada, tributação incorreta, divergência no tipo do item, entre outros. Um bom sistema de gestão consegue lhe auxiliar e facilitar essa tarefa.
Alguns contadores quando da apuração mensal de tributos e após a importação das entradas e saídas no sistema deles, costumam apontar erros de cadastro como: ST, CFOP e alíquotas incorretas. o que pode facilitar bastante a correção pontual de um provável erro de cadastro. Mas se você cadastrou erroneamente um produto sem ST por exemplo no dia primeiro do mês e o contador, por melhor que seja, só vai ver isso após a virada do mês, lá se vão algumas centenas de reais de prejuízo de acordo com o volume de vendas
Invista em Tecnologia
Sem contar com um sistema de gestão é impossível controlar corretamente seu cadastro. Contar com uma tecnologia dedicada a esse fim auxilia na localização de informações sobre os produtos e atualização do cadastro, reduzindo perdas.
Nada é de graça
Organizar o cadastro, dá trabalho, mas vale a pena verificar ganhos de produtividade e economia de recursos, com redução de perdas.
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O correto cadastro de produtos é essencial para que você execute as vendas da sua loja e consiga realizar uma gestão tranquila e com base nesses dados projetar os próximos passos do seu negócio. Com o nosso sistema esta tarefa se torna mais intuitiva, simples e você garante uma maior segurança nos dados armazenados e economia de recursos, com redução de perdas.
Em um mercado cada vez mais competitivo, a melhor forma do varejista garantir o aumento da lucratividade do seu negócio é identificar esses gargalos que causam perdas e desperdícios.
Para mais informações sobre validação de regras de ICMS no cadastro, leia o artigo: Importação de NF-e e regras de ICMS.
Para ler sobre o controle de outros tipos de perdas, consulte o manual Prevenção de Perdas no Varejo do Sebrae.
Para evitar problemas mantenha o cadastro de seus produtos correto e visite regularmente o PORTAL FISCO FÁCIL do SEFAZ RJ, para acompanhar sua situação e se autorregular se for o caso.
Este artigo não possui a finalidade de transmitir orientações Fiscais definitivas, mas sim de orientar genéricamente o usuário na configuração e lançamento correto das informações no sistema. Para orientações fiscais adequadas ao seu negócio, consulte SEMPRE seu contador.
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Até a próxima e sucesso.
Laierte Rodrigues Dias
Guia da Automação Comercial
