Independentemente dos tipos de notas fiscais, todas têm algo em comum: são documentos de emissão obrigatória para todas as empresas, mesmo para a categoria de Microempreendedor Individual (MEI), caso ele negocie com empresas.
Pré requisitos
Para emitir notas fiscais, será necessário possuir. um certificado digital. Saiba AQUI quais são seus tipos e aplicações.
Saiba também AQUI, porque não é ideal utilizar emissores de notas fiscais gratuitos ou que pertençam a empresas com outro fim e que oferecem apenas o sistema de emissão de notas como um serviço a mais..
Qual é a importância das notas fiscais?
As notas fiscais são de suma importância para o controle do consumidor, da empresa e do governo, permitindo uma maior segurança dos serviços de garantia, controle de compra e venda, gerenciamento de estoques e o monitoramento das informações sobre os rendimentos de pessoa física e jurídica. O controle pela nota fiscal é um meio de o governo garantir que os impostos e as taxas de tributos sejam calculados e recolhidos de maneira correta.
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O que pode ajudar a minha empresa no controle dos tipos de nota fiscal?
Para auxiliar sua empresa na gestão dos mais diversos tipos de nota fiscal, trabalhe com sistemas que otimizem o tempo no momento de realizar a emissão de cada documento, selecionando um software que seja mais adequado para agilizar o processo como um todo. Também é importante contratar um contador para oferecer o suporte necessário para essa atividade e para as demais referentes à declaração dos rendimentos.Como a tecnologia e os sistemas podem ajudar no controle de notas fiscais?
Além dos softwares de gestão de dados fiscais, a tecnologia vem permitindo grandes avanços por meio do uso de notas fiscais eletrônicas, projeto que várias empresas já estão aderindo para obter diversos ganhos. Conheça algumas das vantagens de seu uso:
- Redução do uso de papel;
- Redução de custos com o Armazenamento dos documentos;
- Incentivo à utilização da tecnologia;
- Aumento da confiança nas notas fiscais;
- Melhoria no controle fiscal com redução de pagamento de impostos.
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Quais são os principais tipos de notas fiscais?
1. NF-e – Modelo 55 – Nota Fiscal Eletrônica
Registra a compras e vendas de produtos e está sujeita a tributação de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Sua DANFE é grande em formato normalmente A4.
Saiba AQUI, os prazos para cancelamento da NF-e.
Conheça AQUI a tabela de descrições de rejeições das Notas fiscais e evite erros.
2. NFC-e – Modelo 65 – Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor
Substituiu o cupom fiscal e da Nota Fiscal de balcão em papel. Sua DANFE é normalmente o documento entregue ao cliente ao comprar produtos nas lojas para utilização ou consumo. É o formato mais utilizado no Brasil. Além de permitir para quem compra a possibilidade da conferência, este tipo de nota garante um controle fiscal mais efetivo por parte do governo. Caso hajam problemas com seu link de internet, basta o lojista emitir a nota para o consumidor em contingência, e em até 24hs, transmitir para o fisco das notas já emitidas para os consumidores. Nosso Sistema, realiza esta operação automaticamente.
Saiba AQUI, os prazos para cancelamento da NFC-e.
3 – SAT ou CFe-SAT – Modelo 59 – Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos
É o equivalente a NFC-e nas maioria dos estados, e é utilizado apenas no estado de São Paulo, com um equipamento para a emissão das notas de produtos. Com ele, não é necessário estar conectado a internet em tempo integral para trabalhar. A transmissão das informações pode ser feita periodicamente para a Secretaria da Fazenda. Um único aparelho pode atender várias lojas.
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4 – MF-e SAT – Sistema Autenticador e Transmissor com Módulo Fiscal Eletrônico
Utilizado apenas no estado do Ceará, é equivalente a NFC-e onde um equipamento com certificado digital, gere, autentica e transmite para o fisco os Cupons Fiscais Eletrônicos gerados. Basta o lojista emitir a nota para o consumidor e, periodicamente, de preferência, diariamente, conectar o equipamento à internet para que seja feita de forma automática a transmissão para o fisco das notas já emitidas para os consumidores.
Conheça AQUI os equipamentos para automação comercial.
5 – NFS-e – Nota Fiscal de Serviços Eletrônica
A NFS-e é utilizada para documentar a prestação de serviços e está ligada à cobrança de ISS (Imposto sobre Serviços). Algumas de suas características são:
- o cancelamento poderá ser feito em até cinco dias após a emissão;
- o prazo de arquivamento é de cinco anos, após a emissão;
- a emissão poderá ser feita após a finalização do serviço;
- a nota deverá ser de apenas um tipo de serviço.
6 – NFP-e – Modelo 55 – Nota fiscal eletrônica para produtor rural
Passou a ser obrigatória a nível nacional em 200 em substituição a NFA-e. Possibilita que a pessoa física consiga emitir a NF-e apenas utilizando o seu CPF e a Inscrição Estadual. Permite emitir notas fiscais para operações interestaduais e de exportação, bem como notas de venda para órgãos públicos. É necessário possuir o certificado digital E-CPF e a inscrição estadual específica CPF-IE.
A necessidade de credenciamento para autorização da SEFAZ para emissão de Nota Fiscal Eletrônica para Produtor Rural Pessoa Física, varia de estado para estado, sendo dispensada por exemplo no estado do Rio de Janeiro.
7 – CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico
Criada em 2012, essa nota fiscal é específica para a prestação de serviços de transporte rodoviário de cargas. O objetivo de seu uso é reduzir faturas e pagamentos duplicados, eliminando, assim, dados controversos entre as notas e os produtos transportados.
8 – NFA-e – Nota Fiscal Avulsa Eletrônica
Nota Fiscal Avulsa eletrônica – NFA-e -, é um documento emitido por micro e pequenas empresas e microempreendedores individuais – MEI – que ainda não possuem autorização ou acesso à emissão de documentos fiscais como a Nota Fiscal eletrônica – NFe -, para a venda de produtos. Aqueles contribuintes obrigados a emissão de NF-e não podem emitir uma NFA-e. Elas são muito utilizadas por MEIs quando da venda para empresas.
Para quem tem um fluxo grande de vendas, a utilização da NFA-e não é indicada, apenas para eventualidades, pois a solicitação de uma NFA-e é feita uma a uma no portal da Secretaria da Fazenda do Estado. No caso dos profissionais autônomos, a emissão da NFA-e deve ser feita a partir do governo municipal onde está cadastrado. Uma grande diferença entre a NF-e e a NFA-e é que esta última apesar de ser emitida eletronicamente, o documento original será a Nota Fiscal Avulsa impressa em papel, que deverá ser armazenado obrigatoriamente por 5 anos.
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9 – NF-complementar
Uma Nota Fiscal Complementar serve para suplementar informações e valores de impostos como ICMS, ICMS ST e IPI, que foram emitidos com valores errados na nota fiscal de venda. A ideia da Nota Fiscal Complementar é que a nota complementada e a nota complementar retratem juntas a operação correta. Ou seja, se juntarmos a nota normal com a nota complementar, teremos como resultado o valor total dos impostos, ou as quantidades/valores dos produtos da operação.
É um documento fiscal contestado por alguns clientes e contadores, então antes de emitir, verifique com estas duas partes interessadas, suas opiniões em relação a emissão da nota complementar. Caso haja discordância, verifique as alternativas de cancelamento ou devolução.
Nota fiscal Eletrônica complementar – Saiba AQUI, quando e como usar.
10 – Nota Fiscal de Ajuste
A NF de Ajuste tem o intuído apenas de ajuste na escrituração do documento, não se referem à transações com mercadorias e devem ser emitidas apenas para fins escriturais, para transferência de crédito, crédito de ativo permanente, entre outros, conforme definições do RICMS. Caso o balanço da empresa no fim do mês não bata, falte ou sobrem valores, se faz necessária e por isso é preciso que seja realizada a NF-e de Ajuste do valor que faltou ou que sobrou.
11 – NFC-21 / NFC-22 – Nota Fiscal de Comunicação e telecomunicações – Modelo 21/22
É nota emitida por empresas de Comunicação/Telecomunicação, como: Provedores de Internet, telefonia, veiculação de anúncios, rádio, TV e etc.
Situações possíveis da NF-e
Além da situação chamada USO AUTORIZADO, quando corre tudo bem na emissão da nota fiscal e ela é liberada pela Secretaria de Fazenda, ou CANCELADA, cujo nome é auto explicativo, existem outras situações que podem exigir a correção da nota ou até impedir sua emissão.
A – Nota Fiscal Rejeitada
Quando uma NF-e for REJEITADA, significa que um erro foi identificado na sua emissão. Um erro de possível correção que não chega a ser uma irregularidade que impeça a emissão
O número da nota não fica bloqueado e uma mensagem indicativa do erro normalmente é apresentada orientando a correção. Basta corrigir o erro e emitir novamente.
B – Nota Fiscal Denegada
Esta já é uma situação mais séria. Quando uma NF-e é DENEGADA significa que foi identificada uma irregularidade, que pode ser tanto no emissor quanto no destinatário. Essa irregularidade pode ser de ordem fiscal ou na Inscrição Estadual de uma das partes envolvidas. O mais comum é que o emissor esteja tentando emitir uma nota para um cliente com a inscrição estadual impedida.
O número dessa notá será válido, cadastrado, não poderá mais ser utilizado e a nota não será emitida. Para solucionar o problema identifique o motivo da denegação, corrija ou solicite a correção da irregularidade e emitir uma nova nota. Se for o caso de uma inscrição impedida, normalmente a solução do problema não é rápida.
OUTROS DOCUMENTOS FISCAIS
CC-e – Carta de Correção Eletrônica
A CC-e é de existência APENAS DIGITAL (não é impressa). Uma vez a CC-e sendo enviada com sucesso para a SEFAZ (e sendo autorizada), ela se torna um EVENTO da NFe (que ficará “atrelada” a mesma) e poderá ser consultada no banco de dados da SEFAZ ou através do Portal Nacional da NF-e como um evento da NF-e. Sua Utilização não é permitida nos seguintes casos:
- Caso altere as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação;
- Alterando os de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário;
- Venha a Alterar a data de emissão ou de saída.
MD-e – Manifesto eletrônico
O manifesto eletrônico é a forma de o destinatário informar à Receita que tem ciência ou não daquela nota. Fio criado para coibir organizações criminosas que emitem Notas Fiscais com CNPJ falsos e o seu negócio pode ser vítima. Nesses casos, o manifesto eletrônico protege juridicamente o seu negócio, ao informar ao Fisco que tomou ciência de uma nota fraudulenta.
O manifesto eletrônico já é obrigatório para alguns tipos de movimentações, especialmente, as que envolvem combustíveis, cigarros, bebida alcoólica ou valores acima de R$ 100.000,00. Naturalmente, são as atividades que mais despertam a atenção das autoridades tributárias, e suas exigências variam por estado.
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A CULTURA DO PAPEL.
A maioria das pessoas entende que o papel em suas mãos, seja uma folha ou um cupom, é uma nota fiscal. Esta é uma confusão normal, pensar que o documento impresso é uma nota fiscal, seja ele uma DANFE de NF-e, DANFE simplificada ou uma DANFE de NFC-e. Esta confusão que acompanha a herança de nosso povo em querer possuir um documento comprobatório de uma transação comercial qualquer e a má divulgação pelo governo das alterações nas emissões de notas fiscais.
Este problema irá ser amortizado com o tempo, quando os consumidores acostumarem a receber notas em seus dispositivos eletrônicos, bem como, nossos agentes fiscais estiverem melhor equipados para realizar as verificações de transporte. Já existem inclusive aplicativos gratuitos para visualização e gerenciamento de suas notas em seu telefone ou computador.
Então que papel é esse?
O papel é um DANFE, que é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, que é a representação impressa, legível e com as informações necessárias ao entendimento da da NF-e – Nota Fiscal Eletrônica – ou da NFC-e – Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica -.
Qual a diferença entre as DANFES?
A DANFE da NF-e ou Nota Fiscal Eletrônica, é impressa normalmente em uma folha de papel comum A4 – Tamanho de um caderno -, utilizada normalmente para acompanhar o transporte de mercadorias e ser apresentada a fiscalização, principalmente nas fronteiras de entre estados. Serve ainda como recibo de entrega e é mais utilizada na transação entre os fornecedores e as lojas.
Já a DANFE da NFC-e ou Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, é impressa normalmente em papel térmico, tem o formado de um cupom, substituiu o cupom fiscal e possui um código QR Code – um símbolo quadrado na parte de baixo da nota –, sendo entregue ao consumidor quando da compra em um supermercado por exemplo. O C da sigla NFC-e significa consumidor e não pode ser utilizada para compra para revenda por exemplo. Tem o objetivo de ser aplicada nas transações com o consumidor final, seja uma pessoa ou uma empresa.
DANFE simplificada para venda fora do estabelecimento
DANFE simplificada em forma de etiqueta para Ecommerce
Catálogo, Loja virtual ou marketplace: Saiba AQUI por onde começar?
Veja AQUI um guia de como vender no Mercado Livre.
Então o que é realmente uma nota fiscal?
A nota fiscal hoje, como dito anteriormente, é um arquivo eletrônico armazenado em computador e enviado a Secretaria de Fazenda no momento da emissão na venda. Ela registra as operações comerciais e tem sua validade garantida pelo certificado digital do vendedor. É um arquivo com sufixo .XML e de visualização possível apenas por programas ou aplicativos específicos. No caso da NF-e ou Nota Fiscal Eletrônica, deveria ser enviado automaticamente ao comprador, para que ele pudesse importar em seus sistemas e facilitar o cadastro dos produtos, reduzindo tempo e custos de operação, mas muitas empresas ainda não fazem isso e muitos lojistas desconhecem seu direito de receber. Permitiria a verificação antecipada, porque chegaria antes da mercadoria, que ainda estaria sendo transportada com uma DANFE desta nota.
No caso da NFC-e ou Nota Fiscal do consumidor Eletrônica, o governo gostaria que fosse enviada ao consumidor por meio eletrônico, para reduzir o consumo de papel e cumprir sua missão ecológica, mas isto ainda está sendo impedido pelo hábito enraizado de querer possuir um comprovante impresso. O DANFE da NFC-e, deve ainda acompanhar obrigatoriamente as entregas externas no formato delivery.
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Principais características da DANFE:
- Impressa: Porque a verdadeira nota fiscal é um arquivo eletrônico nos computadores.
- Legível: Para facilitar e compensar a indisponibilidade de tecnologia, já que são necessários programas especiais para visualizar uma nota, seja pelo contribuinte ou por um agente fiscal.
- Coerente: Porque nem todas as informações e códigos enviados a receita quando da emissão da nota, estão impressos no documento
Como posso saber se uma DANFE é verdadeira?
No caso da NF-e existe um código numérico chamado chave de acesso e um código de barras bi-dimensional, que podem ser consultados no site da Secretaria de Fazenda definindo sua veracidade. No caso da NFC-e é mais fácil ainda, a DANFE também possui uma chave de acesso, mas ao colocar o pé fora da loja onde a compra foi realizada, o consumidor pode utilizar seu celular – com um aplicativo gratuito leitor de código QR -, realizar a leitura e validar a nota no site da Secretaria de Fazenda. Salvo o caso da NFC-e ter sido emitida em contingência – OFFLINE -, por algum problema na internet da loja. Nestes casos a nota poderá ser validada em até 24 horas, que é o prazo para a loja enviar suas notas emitidas OFFLINE. Vale ressaltar ainda que esta DANFE apresentará a informação: EMITIDA EM CONTINGÊNCIA.
Curiosidade.Você já viu em algum filme o destinatário assinar o recebimento em um equipamento eletrônico e não ficar com papel nenhum, principalmente em entregas como as da FEDEX, por exemplo? Compare com a nossa realidade e sinta a diferença de cultura e disponibilidade de tecnologia. Não que a tecnologia não esteja disponível no Brasil, não há na realidade investimento seja privado ou público. Aqui vale o menor custo.
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Observações.
- Notas fiscais emitidas em blocos de papel e cupons fiscais não tem mais validade.
- O comerciante tem obrigação de guardar suas notas fiscais XML por cinco anos.
- Você não tem obrigação de fornecer seus dados em um estabelecimento – supermercado por exemplo -, que vá emitir uma NFC-e. A não ser que a compra seja superior a 10 mil reais ou seja uma entrega delivery. Esta exigência tem sido comum pelos estabelecimentos que estão interessados na realidade em montar um cadastro.
- Se você compra para revenda, verifique pelo menos a cada seis meses no site da fazenda, as notas emitidas para seu CNPJ Isto irá validar se alguma das suas NF-e não foi cancelada por malícia, erro ou rejeição da Secretaria. Isto deixaria suas mercadorias a descoberto.
Agora que você já sabe a importância de conhecer e gerenciar os tipos de nota fiscal (tanto para você como para os seus clientes), conheça uma solução ideal para fazer a emissão de suas notas e a gestão de suas informações tributárias por meio de um sistema que facilitará o cotidiano do seu negócio.
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Este artigo não possui a finalidade de transmitir orientações Fiscais, mas sim de orientar o usuário na configuração e lançamento correto das informações no sistema. Para Orientações fiscais consulte SEMPRE seu contador.
Ele também pode compreender genericamente sistemas e versões diferentes. Para conhecer sua solução exata, entre em contato com nossos consultores neste link, pelo whatsapp 21 98209-5462, ou pelo CHAT aí ao lado.
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Até a próxima e sucesso.
Laierte Rodrigues Dias
Guia da Automação Comercial
