Os contadores vivenciam regularmente complicações das mais diversas na apuração de resultados de seus clientes, em razão de não receber os documentos necessários, no tempo certo ou até em sua totalidade. Esta falta de integração com a contabilidade ocasiona tempo despendido com digitação ou coleta dos documentos faltantes, resultando assim em baixa produtividade por causa do acúmulo de tarefas.
Já o cliente, vivencia também dificuldades pela falta de conhecimento ou pelo tempo despendido para localizar e enviar os documentos faltantes.
Pensando nisso implantamos formas de integração com a contabilidade que eliminam esses problemas e trazem uma harmonia a esta relação, realizando a conexão dos dados financeiros e fiscais da empresa diretamente com a sua contabilidade. Quem não quer ter menos preocupações e menos perda de tempo em tarefas simples.
Essa integração, permite que o contador e o cliente tenham acesso as informações necessárias a apuração como:
- Download de XML
- Relatórios de entradas e saídas
- SINTEGRA
- SPED Fiscal Perfil A
- SPED Fiscal Perfil B
- SPED Fiscal Perfil C
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As vantagens em consequência disto são:
- Aumento da produtividade ;
- Otimização do tempo;
- Não há necessidade de conhecimento específico;
- Automatização de processos;
- Facilidade na comunicação por meio do envio de documentos e de mensagens pelo próprio sistema;
- Gestão otimizada dos clientes, para os contadores) em ponto unico;
- Segurança em razão do armazenamento dos dados na nuvem.
Estas funcionalidades estão presentes no menu Contabilidade do sistema ON LINE, que por estarem na nuvem, permitem também o acesso do contador via seu portal exclusivo e gratuito, sem necessidade de aguardar que o cliente lhe envie os documentos. Ou ainda o cliente pode ser o responsável pelo envio, ficando a critério da relação contador/cliente a responsabilidade pela ação, estando as duas opções disponíveis.
DOCUMENTOS DISPONÍVEIS PARA INTEGRAÇÃO COM A CONTABILIDADE
Obrigações variáveis dependendo do estado e regime em que se localiza a loja.
- XML – Todas as notas de entrada e saída, emitidas pela loja em um determinado mês.
- SINTEGRA – Padroniza as obrigações de fornecimento de informações de compra, venda e prestação de serviços de empresas, realizando assim a geração de um arquivo digital estruturado com todos os dados obtidos no mês subsequente de uma determinada empresa.
- RELATÓRIO DE ENTRADAS E SAÍDAS – Relação que contém todos os documentos fiscais de todas as entradas e saídas, inclusive de terceiros como as notas de fornecedores. Pode-se optar por Gerar por tipo de documento ou gerar por CFOP.
- SPED Fiscal Perfil A – Apresenta todas as informações.
- SPED Fiscal Perfil B – Considerado um perfil intermediário ou seja, carrega as informações do cabeçalho, os itens e os totalizadores das notas.
- SPED Fiscal Perfil C – É o mais sintético, ou seja, carrega as informações do cabeçalho e dos totalizadores.
- Bloco H do SPED – Diz respeito ao inventário de estoque, levando em consideração o dia 31 de dezembro do exercício anterior. Opcional no momento da geração do SPED
DOWNLOAD E ENVIO DAS NOTAS XML
Talvez a facilidade mais utilizada seja a remessa das XMLs do período na virada de cada mês. Esta facilidade em nosso sistema, está disponível para clientes e contadores.
Para agilizar o processo, no primeiro dia do mês o arquivo do período encerrado é gerado automaticamente e e salvo em um repositório na nuvem, acelerando o processo de download e envio por email.
Uma mensagem confirma o download, que é realizado no navegador da máquina onde está sendo gerado e caso o email tenha sido informado é enviado automaticamente.
O arquivo arquivo compactado, é encaminhado para o e-mail informado com o link e a senha para download, que por questões de segurança, possui prazo de validade.
O QUE O CONTADOR RECEBE?
Tomando como base e exemplo esta operação de remessa de XML, o contador receberá um arquivo único compactado chamado DocumentosFiscais-X-XX-XXX.zip, onde o X será o mês, o XX o ano e o XXX conterá o número do CNPJ do cliente. Este arquivo contem todas as notas fiscais emitidas e importadas, que ao ser descompactado, conterá uma estrutura de pastas similar a esta:
RELATÓRIO DE ENTRADAS E SAÍDAS.
Outra ferramenta de grande valor para os contadores, e presente no menu Contabilidade do sistema ON LINE e no portal do contador, é o Relatório de entradas e saídas, uma relação que contém todos os documentos fiscais de todas as entradas e saídas, inclusive de terceiros como as notas de compra dos fornecedores. Pode-se optar por Gerar por tipo de documento ou gerar por CFOP.
PAINEL DO CONTADOR
O Painel do Contador é uma ferramenta que facilita o trabalho dos contadores que necessitam do acesso às informações fiscais dos clientes, para que toda a escrituração fiscal e as obrigações acessórias sejam cumpridas e os impostos pagos corretamente, tendo acesso livre e gratuito. No mesmo portal o contador tem acesso a todos os seus clientes que utilizam nosso sistema e pode se antecipar pegando os documentos necessários a seu trabalho.
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O PAPEL DO CLIENTE NA INTEGRAÇÃO COM A CONTABILIDADE
Mesmo que o acordo entre o contador e o cliente seja para que o contador pegue os documentos em seu painel, sem necessidade do cliente enviar mensalmente os arquivos, ele tem um papel fundamental na correta apuração de resultados de sua empresa. Necessita realizar a importação das notas de entrada para que no momento da consulta ao relatório de entradas e saídas, ou de qualquer outro documento das facilidades da interação contábil, o contador realmente tenha recebido todos os documentos que circularam no período. Este é o erro mais comum entre os empresários, principalmente de pequeno porte.
Lembramos que a importação de notas no sistema é uma funcionalidade prática e que não requer grandes conhecimentos ou habilidades, sendo possível dar entrada manual, importando a XML recebida por email ou ainda baixando a XML do site da Secretaria de Fazenda.
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Até a próxima e sucesso.
Laierte Rodrigues Dias
Guia da Automação Comercial
